Extranet

Que es extranet

Una extranet es una red que permite dar acceso limitado sobre servicios específicos a usuarios fuera de un entorno privado. En este sentido, se diferencia de internet en tanto que el acceso es restringido y a una intranet, ya que los usuarios que la utilizan son externos a la misma. Se utiliza mayormente en contextos B2B y, en algunos casos, B2E o B2C.

Una extranet es una red privada que utiliza protocolos de Internet, protocolos de comunicación y probablemente infraestructura pública de comunicación para compartir de forma segura parte de la información u operación propia de una organización con proveedores, compradores, socios, clientes o cualquier otro negocio u organización.

Se puede decir en otras palabras que una extranet es parte de la Intranet de una organización que se extiende a usuarios fuera de ella. Usualmente utilizando Internet. La extranet suele tener un acceso semiprivado, para acceder a la extranet de una empresa no necesariamente el usuario ha de ser trabajador de la empresa, pero si tener un vínculo con la entidad.

Es por ello que una extranet requiere o necesita un grado de seguridad, para que no pueda acceder cualquier persona. Otra característica de la extranet es que se puede utilizar como una Intranet de colaboración con otras compañías.

Surgimiento

El término de la extranet fue utilizado por primera vez a finales de los años 90, se empezó a utilizar en varias industrias y empresas, con el fin de que a ciertos documentos pudieran acceder vía red ciertos trabajadores autorizados de estas empresas.

Pero, el término de la extranet fue definido por el que fuera primer ejecutivo de Netscape Communications Corporation Jim Barksdale y el cofundador de dicha empresa Mark Andreesen.

Funcionamiento

Para explicar cómo funciona una Extranet piense en una empresa dedicada a la venta de medicinas, con representantes de ventas y clientes en distintos puntos de su país y de Europa. En la manera tradicional de hacer pedidos, los vendedores visitan a los clientes y toman sus pedidos en forma directa; posteriormente, envían esta información vía telefónica o por fax. Por esta razón, los costos de teléfono para las sucursales son muy altos. Una desventaja grave de este sistema es que los clientes no pueden conocer el estatus de sus pedidos a menos que se comuniquen con los vendedores, y éstos a su vez se comuniquen con la matriz, y después se pongan en contacto de nuevo con los clientes. Utilizando una Extranet, este proceso se facilita, se hace más eficiente, rápido y transparente.

Cada orden puede ser realizada por medio de Internet utilizando sistemas de transacción segura. La aplicación para los pedidos puede estar en su Extranet para que sus vendedores registren las órdenes de compra y sus clientes hagan consultas o realicen cambios en sus pedidos (conocer el estatus, seleccionar formas de envío y pago).

Para controlar el acceso, cada persona que la use necesita estar registrada en el sistema y tener una clave de entrada asignada por su compañía.

Para mayor seguridad, es conveniente establecer distintos niveles de permisos de acceso, por ejemplo, algunos para clientes y otros para vendedores.

Ahora bien, al realizar la orden de compra, la información se registrará a través de Internet en una base de datos a la que tienen acceso todas las personas involucradas en el proceso dentro de la compañía. Así se pone en marcha el proceso de manera inmediata en lugar de tener que esperar a que se capturen los datos en la matriz y después se envíen a la persona responsable de iniciar el proceso. Además, al estar informados todos los involucrados, no es necesario esperar a que se termine un paso para realizar el siguiente.

Asimismo, al establecer una orden de compra automáticamente puede asignarse un número a la transacción. Este número le servirá al cliente para consultar, por medio de Internet, en cualquier momento, en qué etapa se encuentra su pedido. Si está en producción, listo para enviarse, o si ya se envío y si así fue, por qué medio y cuánto tiempo tardará en llegar. Este es sólo un ejemplo simple de lo que se puede hacer por medio de una Extranet. Contacte a su proveedor de soluciones de tecnología para conocer la forma en que su empresa puede implementarla.

Desde el punto de vista de la gestión empresarial se pueden enmarcar las Extranet en el nuevo contexto el que se contemplan las transacciones en las empresas, que implica integrar a los clientes y proveedores en la cadena de producción, estableciendo más asociaciones con ellos, y que implica un mayor intercambio de información. Además demandan información oportuna -en tiempo real, a ser posible- y fiable -tomada de la fuente de donde surge-.

Este marco de negocios, más propicio a la colaboración, arranca de conceptos bien establecidos como el Just in Time, mediante el cual los proveedores tienen que estar sincronizados con los clientes para que los pedidos estén siempre a tiempo.

¿Qué usos tiene una extranet?

Una extranet permite compartir información o servicios privados con usuarios que no forman parte de nuestra red local. En general, se usa para permitir al usuario realizar consultas sobre datos que forman parte de la intranet de la empresa u organización.

Algunos ejemplos de uso de extranets:

• Permitir la consulta de stocks y precios a proveedores o distribuidores
• Dar acceso a clientes a su estado de cuenta, balances, etc.
• Compartir información con socios o colaboradores dispersos geográficamente
• Como medio de comunicación entre una empresa y sus recursos humanos
• Acceso a material y calificaciones para alumnos en un entorno de e-learning

¿De qué se compone?

Las extranets, en general, se componen de los siguientes elementos:

• Una base de autentificación, que permite crear usuarios y dar diferentes niveles de acceso a los recursos.Una base de datos ( o un subconjunto de una ) a compartir. Muchas veces se necesita cubrir diferencias entre los mecanismos internos de almacenamiento de datos y los externos. ( por ejemplo: conversión entre dos
• sistemas de base de datos; conversión de tipos de archivos; etc )Una plataforma que brinde acceso a esos datos ( por ejemplo: un sitio web, apliciones
• de escritorio o móviles, etc. )                                                                                                                 
  Similitudes y diferencias con Internet e Intranet
  
  • El principal aspecto en común entre estos tres términos es que los tres utilizan la misma tecnología.
  • Las diferencias de la extranet con Internet y la Intranet se dan principalmente en el tipo de información y en el acceso a ella. Además, una extranet requiere mayor seguridad e implica acceso en tiempo real a los datos, ya que estos tienen que estar actualizados.
  • La extranet se dirige a usuarios tanto de la empresa como externos, pero la información que se encuentra en la extranet es restringida, solo tienen acceso a esta red aquellos que tengan permiso.
  • En cambio a la intranet solo acceden los empleados y las áreas internas de la empresa y permite el intercambio de información entre los trabajadores. Por último, a la internet puede dirigirse cualquier usuario y tiene distintos usos, como recabar información de los productos, contactar con cualquier persona de la empresa, etc.